會議必須要認(rèn)真的策劃，開始的時候可以招聘一些做過會議策劃的人來做，這樣才能成功舉辦。

a 選擇會議所在地區(qū)、舉辦地點(diǎn)

既然是巡回舉辦交流會，就要挑選好地區(qū)，要挑選行業(yè)比較集中的地方，一般以二級市或縣城為一個區(qū)位劃分，對于中西部地區(qū)，產(chǎn)業(yè)集中度不高的地方，要以省為劃分，一個省只舉辦一次，因為舉辦多了，人員就被分流了。同時要選擇好舉辦地點(diǎn)，地方要好找，離火車站、汽車站最好距離近一些，這樣方便參加會議的人來，否則很多人覺得地點(diǎn)太難找了，就不來參加了，本研究報告認(rèn)為，最好的方法就是設(shè)置在酒店的會議室，找一個當(dāng)?shù)亟煌ǚ奖愕木频辏?星級左右就可以了，太好的酒店，價格太貴，成本太高。

b 根據(jù)會議所在地區(qū)，收集會議的主題

根據(jù)當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)情況，做一些分析，比如如果是中西部的制造業(yè)，就要討論中西部與東部或南部的協(xié)作問題，企業(yè)間的合作問題，如何實(shí)現(xiàn)雙盈。主題是否正確，最終的結(jié)果是要看是否切中當(dāng)?shù)仄髽I(yè)管理層的需求，我們要以一個行業(yè)研究者的角度去介入當(dāng)?shù)氐漠a(chǎn)業(yè)。又比如：如果我們在中東部舉辦會議，就要討論產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移、開拓國際買家、提升產(chǎn)業(yè)效率等各個方面的問題。確定正確的會議主題后，就會吸引各個方面關(guān)注這個主題的人來參與，但是由于我們是按地區(qū)巡回舉辦會議，就要各個方面都要涉及，還要有很多其它的主題，比如：技術(shù)、質(zhì)量、營銷、管理等等，但是這些都要圍繞當(dāng)?shù)氐漠a(chǎn)業(yè)來做，比如中西部的技術(shù)較差，缺少高質(zhì)量的人才，就要引進(jìn)人才。同時還要把這個主題與網(wǎng)站提供的服務(wù)和經(jīng)營方向結(jié)合起來，這樣才能在會議上推廣網(wǎng)站、收取服務(wù)費(fèi)用。

總的來講，會議的主題很關(guān)鍵，直接決定了是否能成功舉辦，決定了是否能吸引當(dāng)?shù)氐膮邅韰⒓訒h，所以團(tuán)隊里必須要能有熟悉行業(yè)的人一起來參與行業(yè)會議的策劃。

c 會議要建立一個開放性的平臺，具體討論內(nèi)容由參會者決定

由于會議涉及到各個方面的內(nèi)容，我們必須要有一個思想，演講者絕大多數(shù)必須要由參加會議的企業(yè)確定，以及想通過會議來宣傳自己的人去確定，而不能靠網(wǎng)站舉辦方去確定，我們的目的就是要建立一個開放性的平臺，和網(wǎng)站的一樣，我們只是建立一個平臺，正如我在《B2B行業(yè)門戶網(wǎng)站策劃實(shí)戰(zhàn)研究報告》中所講，b2b行業(yè)網(wǎng)站一定要本著建立開放平臺的思想，在這個思想的指導(dǎo)下，我們才能讓會議取得成功。

邀請當(dāng)?shù)刂髽I(yè)老總、地方協(xié)會或商會，或者政府相關(guān)人員來參與，比如我們?nèi)绻谥形鞑颗e辦會議，一般地方的招商局是比較感興趣的，他們都喜歡通過這個方式來講解當(dāng)?shù)氐?a href=http://www.lcby.net/rongzi/ target=_blank class=infotextkey>投資環(huán)境、優(yōu)惠政策等。關(guān)于營銷、管理、當(dāng)?shù)匦袠I(yè)發(fā)展趨勢等都可以邀請這部分人來演講，這些人來演講一般我們都是不給錢的，他們來演講，本身對他們也是一個推廣，需要花錢的話，我們就失去了一個平臺的概念，成本也太高了。

邀請網(wǎng)站上的行業(yè)專家、技術(shù)專家來演講，這些人有可能是公司老總、技術(shù)總監(jiān)或企業(yè)高管，邀請技術(shù)專家，就要邀請那些同時也是公司的老總的人，或者能代表公司的人，這些人講解他們的技術(shù)、管理，向大家傳播了自己的知識，同時也向他們的目標(biāo)客戶傳播了企業(yè)的實(shí)力，做了營銷推廣，不能給報酬，車費(fèi)自己解決。

邀請會議參加者的供應(yīng)商來參加，比如我們舉辦主要為制造業(yè)參加的會議，就收上游企業(yè)的錢，這部分參會者門票更高，還可以向制造業(yè)的參會者收取成本費(fèi)，比如200元，向供應(yīng)商收取500元，只賺這部分人的錢，同時邀請供應(yīng)商來演講，收取高額的費(fèi)用，比如20-30分鐘的演講，收2000元或更高的價格，這樣實(shí)際就把會議的演講內(nèi)容與銷售收入放到一起。

這些參加者的議題，我們要提前一個月就開始確定和收集，讓他們提前開始準(zhǔn)備，提前交納參會的費(fèi)用，這樣有利于降低會議的風(fēng)險，當(dāng)會議議題確定了，才能安排會議的流程。同時不要忘記要介紹網(wǎng)站的服務(wù)，以及行業(yè)的發(fā)展趨勢，這兩個部分一般要求網(wǎng)站的營銷經(jīng)理和網(wǎng)站的總編來演講。

d 確定會議時間，提供預(yù)定車票、酒店的服務(wù)

一般根據(jù)當(dāng)?shù)亟煌ǎ蠹耶?dāng)天到達(dá)會議的時間，會議9-10點(diǎn)之間召開比較合理，這種會議只開一天，大部分參加會議者來這里，當(dāng)天都能來回，下午一般3點(diǎn)或4點(diǎn)就要結(jié)束。供應(yīng)商、行業(yè)專家等，可能比較遠(yuǎn)，會議主辦方要能提供在會議周邊給他們預(yù)訂酒店，以及預(yù)訂車票、飛機(jī)票等。

e 會場主持人等一些服務(wù)可以請兼職

會場主持人對儀表、口才、應(yīng)變能力要求比較高，如果團(tuán)隊里沒有合適的主持人選，可以請兼職，或者找當(dāng)?shù)匾恍?wù)服務(wù)公司來主持，同時公司也要逐步的培養(yǎng)一些主持人，因為內(nèi)部的主持人更加能夠了解行業(yè)知識，主持的時候能隨機(jī)應(yīng)變。

3、會議舉辦活動安排及后勤服務(wù)

會議舉辦是一套系統(tǒng)流程，每個環(huán)節(jié)都不能出差錯，是一環(huán)套一環(huán)的，無論是舉辦時間、會議主題的安排、各種會議后勤服務(wù)，都要到位。

a 控制好會議的時間和座位安排

每個主題的時間都要嚴(yán)格控制，比如主題演講，一般就20-30分鐘，同時還要為特殊情況預(yù)留5-10分鐘的會議間歇，因為有的主題演講可能超過幾分鐘，必須要通過主持人去控制好。同時要有足夠的時間安排參會者之間互相交流。

關(guān)于位置的安排，按照會場的方式擺設(shè)，但是重要的嘉賓、大型企業(yè)的老總要安排在前面，在會場主席臺，可以設(shè)置座談會的方式，也可以設(shè)置主席臺的方式，看會議的需要，在這里不詳細(xì)講解。

b 安排參會者之間互相交流

除了主題演講外，還要安排論壇形式的交流互動，比如找2-4個人，一個主持人，在臺上以一定的主題形式互相問答的模式，來解答問題，闡述觀點(diǎn)，類似于電視臺的訪談形式，同時要鼓勵臺下的人提問，互相互動起來，實(shí)現(xiàn)嘉賓與參會者的交流。還要安排一個休息時間，讓大家自由的交流的，比如中場休息；同時在午餐安排位置的時候，也要把一些人安排在一起，比如供應(yīng)商與制造商之間同座一桌，通過會議相識的人可以自由的座一桌等等。

c 各項后勤服務(wù)要做到位

最好能聯(lián)系當(dāng)?shù)氐碾娨暸_和報紙來參加會議，如果當(dāng)?shù)刂匾髽I(yè)的老總、政府、協(xié)會的人參加，當(dāng)?shù)貓蠹埡碗娨暸_就好邀請，這些媒體的到來會給我們增加影響力。同時網(wǎng)站的記者要做好會議記錄，拍攝照片，做會后的報道，錄像要請專門的人來錄制，主要是作為會議后的宣傳工作，為下次會議做準(zhǔn)備工作。會議的接待、交費(fèi)登記，找本公司的前臺、客戶服務(wù)等負(fù)責(zé)就可以了，同時可以讓本公司的銷售人員參與，這樣對客戶的接待，獲得潛在客戶會有幫助，比如：會議當(dāng)天申請收費(fèi)會員的7折優(yōu)惠。

4 會議前后的宣傳工作和游說參會者購買網(wǎng)站服務(wù)

由于b2b行業(yè)網(wǎng)站本身就是一個媒體，我們必須要為自己的產(chǎn)品做好宣傳推廣工作，就象湖南衛(wèi)視出來做超級女生一樣，他實(shí)際是在利用作為中國最大的娛樂傳媒的平臺，為自己的活動服務(wù)，而不是總為別人做嫁衣，我們要把平臺充分的利用起來，為自己的產(chǎn)品做推廣，讓網(wǎng)站、活動、銷售三者互相結(jié)合起來。

a 會議前的文章推廣、專題推廣

會議舉辦前3個月，就要為我們的活動造勢，利用自己的平臺優(yōu)勢，寫文章進(jìn)行推廣，同時發(fā)布到合作網(wǎng)站，讓活動的舉辦消息布滿網(wǎng)絡(luò)的每一個角落，利用推廣網(wǎng)站的方法來同時推廣會議。更重要的要發(fā)布會議動態(tài)，一周一個大報道，3天一個小報道，通過撰寫活動動態(tài)，比如那個公司決定要參會了，那個行業(yè)知名人士要參加會議了，每個信息發(fā)布一篇文章，實(shí)現(xiàn)全方位、大規(guī)模的轟炸式推廣，關(guān)于會議的推廣，我在《b2b行業(yè)門戶網(wǎng)站推廣實(shí)戰(zhàn)秘籍》第九章中做過非常詳細(xì)的介紹，大家可以參考。

同時制作專題，將會議的所有報道放在一起，這個專題包括會議動態(tài)、主辦者信息、邀請那些人參加、會議主題等全部做成一個專題，類似的可以參考展會的網(wǎng)站，同時在網(wǎng)站的重要位置，放置這個會議的廣告鏈接，以及利用其它很多閑置的廣告位置，推廣會議，實(shí)現(xiàn)圖片、動畫、文字廣告在整個網(wǎng)站全方位放置，短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)會議的成功推廣，很多行業(yè)網(wǎng)站都成功的舉辦過，大家可以參考。

b 會議后的文章推廣、專題報道

會議結(jié)束后，要及時發(fā)布會議的宣傳信息，以圖片、文字、視頻的形式，全方位展示會議的信息，發(fā)揮會議的效果，讓沒有參加會議的人對網(wǎng)站的會議及網(wǎng)站品牌更加認(rèn)可，吸引他們參加下一次會議，同時下一次會議開會前的專題里，要出現(xiàn)上次會議的回顧。同時要將會議的各種報道做成專題形式，在網(wǎng)站各個地方放廣告，將會議的文章發(fā)布到其他的合作媒體，讓會議現(xiàn)場的報道遍布整個網(wǎng)絡(luò)，讓網(wǎng)站舉辦的巡回交流會形成品牌，通過會議，更多人將會了解到你的網(wǎng)站，讓會議和網(wǎng)站共同來互相推廣。

c 會議后對參會者電話跟蹤，游說他們購買網(wǎng)站服務(wù)

當(dāng)會議上介紹了我們的服務(wù)，一部分參會者可能對網(wǎng)站提供的服務(wù)感興趣，或者本來不感興趣，通過會議營銷，他們比較感興趣想購買網(wǎng)站服務(wù)，那么銷售人員就要在會議以后跟蹤，對有意向的客戶不斷的電話溝通，實(shí)現(xiàn)銷售的收益。同時對參與過會議的，給他們優(yōu)惠，比如會員費(fèi)是3000，門票是400元，那么如果他們做了收費(fèi)會員，則門票費(fèi)用就省了，只需要花2600元即可成為收費(fèi)會員，通過這些方式來實(shí)現(xiàn)會議收益，反哺網(wǎng)站。